|
在进行IS09001——2000质量管理体系认证/IS014001—1996环境管理体系认证中，尽管对文件的编写体例等没有统一的要求，但在实际编写中，如果不注意这一问题，往往会带来一些不必要的麻烦，影响认证工作的正常进行，因此，在贯标工作一开始，就应结合企业实际，并在尽量和认证标准的文件的编制体例保持一致的基础上，对文件的编写体例等方面的问题做出具体规定，并以文件的形式表述出来。在本文中，笔者结合参加印刷企业贯标认证的实践和认识，谈谈在这方面应该注意的有关问题。
一、文件编写的基本要求
1.
文件内容的可操作性。文件写作的目的是通过明确的条文规范质量活动/环境管理活动，这些规定都应保证在具体的工作中能够完全做到，并便于检查。
2.
文件编写的广泛性。文件在编写中应广泛征求各有关方面的意见，其起草、讨论都要有广泛性，只有这样，才能真正把文件编好，也才能在具体活动中把文件执行好。
3.文件编写人员的确定要注意优势互补。要由有文字功底的人和有一定工作经验的人共同完成，以避免文通理不通或理通文不通的情况出现。
4.
文件的表达应简洁、准确。要尽量避免使用容易引起歧义的词语，有本企业/行业公认术语的，应尽量使用这些术语，必要的情况下，可以规定并描述文件中将要用到的术语。
5. 对任何一项活动，只能规定唯一的程序。
6. 在文件编写中，要注意处理好各种接口，以避免职责不清。
7. 新编写的文件，应与已有的有关标准、规范相互协调。
8. 在编写一个新的文件时，应参照以往已经发布的文件，来规范格式、用语、排版和字体。
9. 对下列文件应特别重视，并广泛征求意见，逐字逐句地反复修改：阅读范围广的；使用周期长的；内容特别关键，牵涉敏感内容的。
二、文件的文风
1.
准确：用词应准确，并保持一贯性。应仔细斟酌词语表达的程度、性质等方面的细微差别，选择最能准确表达文件所要表达的真实意思。
2. 简洁：反复推敲每个字、每句话，达到：措辞简洁，无套话、空话。用字精简，无可有可无的字。
3.
统一：文件的结构、文体、术语应统一。例如：文件内使用的小标题应保持一致，即所有的条都应加或不加小标题：始终使用统一术语表达某一特定概念，避免对一个已经定义的概念使用同义词等。
三、文件的构成
文件通常分为以下几部分：
1.目的；2.范围和适用领域；3.职责；4.引用标准（适用时可列入）；5.文件主体部分；6.记录（适用时可列入）；7.附录（适用时可列入）。
四、文件的层次
贯标文件一般按照国际通用的文件层次划分办法进行，按逻辑结构，一般以章、节、条、款、项划分层次。
1.
章：它是文件的基本构件。有小标题，一般在字体上也区别于正文，单独成行，占2行，上下居中。通常从1开始编号，有的文件有引言，引言章的编号从0开始。
示例：①有引言的起始编号，如：0.1总则。②无引言的起始编号，如：1范围。
2. 节：它也是文件的基本构件。有小标题，一般不与正文从字体上加以区别，单独占一行。从l开始编号。示例：1.1总则。
3.
条：这是文件层次的最基本的组成部分。每一条一般应有一个小标题，直接放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开。示例：7.3.1设计和开发策划
4.
款：它是条的有编号的细分单元。款一般不设小标题，也可设小标题。如果设，则和其编号一起列为一行。可与后面的正文接排，也可不与后面的正文接排，但在一个贯标文件体系中应统一。
示例：①有小标题的款，不与正文接排的，如：6.2.2.1能力；与正文接排的，如：7.3.1.1表的单独说明，首行通常用“注”、“说明”或“附”开头。②无小标题的款，如：7.3.1.1可采取灵活的方式进行自我评定。
5.
项：它是款的有编号的细分单元。项不设小标题，以避免文件层次的过度细分。应尽量少用项编号，同一层次内关系密切的内容可用分句进行编排，也可用“——”分行排列。
章、节、条、款用阿拉伯数字多级编号，一般以四级为限，如有更具体的需要而设项的，则以小写英文字母对项进行编号，以示区别。
五、文件的标题
1. 文件的标题应简明、确切地反映主题，并能明确地与类似的文件相区别。
2.相关文件的标题应避免使用近似词，形式和词义均应突出个性，
3. 标题的措辞应特别精练，不涉及次要的细节，尽可能省掉每一个不必要的字。越常用、越重要的文件标题的字数应越少。
4.尽量使用小标题，以帮助文件的使用者能更快地找到所需的内容。文件的标题/小标题应帮助使用者迅速了解文件的主要内容。
六、文件的用语
1. 术语
①使用术语（含缩略语），可精简文字。
②应使用通用的、规范的、现行的术语和规范的、为预期文件使用者应熟知的、且不致引起混乱的缩略语。
③在一个文件中第一次使用缩略语时，应给出完整的词，如：QA（质量保证）。
2. 数字和计量单位
①数字执行GB/T15835—1985《出版物上数字用法的规定》，凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，一律使用阿拉伯数字，序数词和约定成俗，或者为避免岐解的，可以根据具体情形进行处理，但在一个文件体系内应执行相同的原则。
②计量单位一律使用国家颁布的法定计量单位，但行业内约定成俗的除外。
七、范围和程度的表述
1. 范围的表述要精炼而准确。示例：
正确的表述：①63%～68%，②21kg~23kg，③1998年6月5日～6日。
错误的表述：①63%～68%，②21kg23kg，③1998年6月5日～6月6日。2.
程度的表述应采用如下形式：——较好、好、很好、特别好；——较差、差、很差、特别差。
八、排版格式
1. 字体
①标题通常用2号黑体，章的小标题可使用与正文同号的黑体。
②正文通常采用4号或5号书宋。
③注的字号比正文字号小一级，文中注用5号书宋或5号楷体，文后注用5号楷体。示例：
——文中注，如：“注1：”。注文紧接在“：”后排。
——文后注，如：“注：”。注文另起一行排。
注只有一个，可不加序号，多于一个，应加序号。
2. 页面设置通常为A4。
3. 排版的一般要求
①标题占8行（以5号版式折算）居中排，如标题字数在3～8字之间，字间适当加空。
②小标题接在其章节号后排列，如一页的最末一行为小标题，应移下一页排。
九、表格
1. 编号
①用从1开始的阿拉伯数字编号，正文中的插表采用：表1、表2等；文后的附表采用：附表1、附表2等。
②也可不用编号，直接把表放入文中适当位置，并在文中以“×××见下表”的形式引出。
2. 表题
①在表的上面居中编排。
②紧跟在表的编号后面编排。
3. 表的接排
①如果表的长度超过一页，应在每页重复表的编号，并在编号后注明，“续”或“完”。示例：
——“表1（续）”，放在未完的各页中；
—— “表1（完）”，放在表的末页。
文中的插表如接排在文中该条款后不足以排完、而表的长度又不超过一页时，可将该表移排在下页，并在原条款后以“×××见××页表2”。
4. 表的使用说明
在申请类、执行类的表格中，有关于该表的填写、执行的指导性说明。说明可以是一个完整的文件，或是从相应的文件中摘录下来的，也可以是单独的说明。对于用文件/文件摘录作表格说明的，首行应写明文件名、文件编号和部门；对于单独的说明，首行通常用“注”、“说明”或“附”开头。
十、引用
在编写文件中，往往可能会引用其它文件或其中的某些条文，可采用如下形式：
1.引用文件的全部：本文第3部分文件的构成中列有“引用标准”，指的就是这种情形，应写明文件名、文件：编号、文件版本。
2.
引用文件的适用部分：无需重复写出引用文件的适用内容，这样既可节省篇幅，又可避免失误或不一致所带来的一系列后果。（作者单位：山西新华印业有限公司）◎
|
